the march of time, it has begun
HELSINKI - Een drukke week. Ik heb weinig tijd voor ontspannende dingen als het schrijven van code, hoewel dat ook nog gebeurt. De meeste tijd kost het schrijven van allerlei plannen, specificaties, work-breakdown-structures, gantt-grafieken etc. En het doornemen andermans plannen, specifications, work-breakdown-structures, gantt-grafieken om te zien of dat allemaal op elkaar past. En dan het lezen en schrijven van e-mail...

Zoals ik al eerder schreef, gebruik ik de Getting Things Done (GTD) methode om mijn tijd een beetje efficiënt in te delen. En sinds ik dat een half jaar geleden ofzo ontdekte heb ik gemerkt dat het echt werkt.

Ik gebruik natuurlijk mijn eigen versie van GTD; maar de belangrijkste elementen zijn er:

• Inbox Empty: het constante doel is altijd om de Inbox leeg te krijgen. En dat is geen 'zucht, ooit lukt dat misschien'-doel, nee, het is een dagelijks doel. Ik verlaat kantoor niet met mais in mijn Inbox.
• Elke mail die (na toepassingen van rules, spamfilter, etc...) in mijn mailbox komt, bekijk ik, en dan zijn er een paar mogelijkheden:
  1. Nutteloze troep: direct weggooien
  2. Minder dan 2 minuten werk: direct doen. Anders,...
  3. Mail vereist een directe actie: verplaats naar folder NextActions;
  4. Mail vereist actie van iemand anders: direct elegeren, kopieer verzonden bericht naar folder 'WaitingFor', en check die folder af en toe om te zien om er nog reminders verstuurd moeten worden;
  5. Mail vereist meerdere/complexe acties: verplaats naar folder Project (inderdaad, alles wat uit meerdere acties bestaat, wordt een project genoemd).
  6. Mail is interessant voor later, informatief: verplaats naar folder Archief, Interesting, Maybe/Later whatever - ergens waar het weer terug te vinden is.
• Met die regels in mijn hoofd loop ik door de berichten in mijn Inbox, en zoals te zien wordt elk bericht verplaatst, verwerkt of verwijderd. Dus, na zo'n ronde is mijn Inbox weer leeg. En kan ik door mijn NextActions gaan. Periodiek werp ik een blik in Projects en WaitingFor, en onderneem daar zonodig actie. Alle crap is nu uit mijn mailbox en ik kan me op m'n arbeid concentreren.

Nu, hoe bepaald ik welke actie ik kies om te doen uit mijn NextActions? Vier criteria, en in de volgende volgorde.

1. Context: eerst bekijk ik de context; op kantoor kan ik sommige dingen doen, onderweg of thuis andere. Vergeet alle dingen die ik nu toch niet kan doen.
2. Beschikbare Tijd: als ik vijf minuten heb, kan ik nog een snel telefoontje plegen, of een mail versturen. Het heeft geen zin om aan iets groots te beginnen.
3. Beschikbare Energie: 's ochtends als ik energiek ben, kan ik multithreaded software design doen, of project plannings tetris; maar vrijdagmiddag om vijf uur kan ik misschien beter wat minder uitdagende taken doen, zoals het maken van wat unit tests, het bekijken van mailinglijsten of wat bijpraten met collega's. Het gaat er niet om vervelende taken te ontwijken, maar om ze op het juiste tijdstip te doen.
4. Prioriteit: en pas dan komt de prioriteit kijken. Als de voorgaande punten nog geen uitsluitsel bieden, kies dan het belangrijkste.

Merk op dat dit lijstje op zichzelf nog weer ondergeschikt is aan Het Moment. Dat wil zeggen - als mijn baas mij belt met een urgente vraag, dan stop ik met mijn vier-punten-lijstje, en doe de ad-hoc taak. Maar wanneer ik niet direct tot iets gedwongen wordt door kalender, baas, etc., vormt dit lijstje een goede manier om mijn taken te organiseren.

En belangrijk, ik probeer het aantal dingen dat ik in de gaten moet houden te minimaliseren; bijna alle dingen die ik nu moet doen komen in mijn NextActions of mijn kalender. Ik gebruik geen aparte todo-lijst, maar in plaats daarvan maak ik kleine notities die ook in mijn NextActions terechtkomen. (Ctrl-Shift-S in Outlook, en in Modest,,,, hmmm).

Labels: getting things done, gtd

-- djcb @ 00:46 | 0 comments