getting things done
HELSINKI - Maandag.

Ik heb het weer behoorlijk druk - de onophoudelijke stroom e-mails, telefoontjes, vragen en vergaderingen. Niets onverwachts, natuurlijk. Maar ik probeer een beetje time management toe te passen om de stroom te kanaliseren. Ik schijn de laatste te zijn die Getting Things Done ("GTD") ontdekt; ik heb het gelijknamige boek van David Allen gelezen, dat een methode beschrijft om tijd effectief te besteden.

Volgens de methode wordt veel tijd verspild met het kiezen wat de 'next action' is, en aan het zich zorgen maken dat men iets vergeet. Door de taken te verdelen in verschillende lijsten van (a) direct uitvoerbare zaken, (b) en dingen voor later, schijnt men zeer efficiënt te worden.

Een ruwe weergave van de methode is als volgt:

• verzamelen ('collect')
  • verzamel alles wat je aandacht eist in een of meerdere lijsten ('bucket')
  • leeg (verwerk) deze 'buckets' tenminste eenmaal daags
• verwerken ('process')
  • verwerk van boven naar beneden door je bucket(s)
  • voor elk item, bepaal of het een actie vereist:
  • indien ja:
    2. doe het (indien het <= 2 minuten kost), of
    3. delegeer het aan iemand anders, of
    4. stel het uit tot later
  • indien nee:
    1. sla het op ter informatie, of
    2. gooi het weg als het niet belangrijk (meer) is, of
    3. sla het op voor een mogelijk latere actie
• organiseren ('organize').
  • de items die nu aandacht vereisen (de ja/3 items van 'process') worden nu verdeel in 4 lijsten:
    1. volgende acties ('next actions'); bepaald de eerstvolgende actie, geordend naar waar/wanneer ze gedaan moeten worden;
    2. projecten - alle acties die uit meerdere stappen bestaan;
    3. wachtrij - alle acties die op iets of iemand anders wachten
    4. ooit/misschien - dingen die je ooit nog eens wilt doen ('Chinees leren')
• evalueren ('review')
  • minstens eenmaal daags dienen de 'volgende acties' geëvalueerd te worden;
  • minstens eenmaal per week moeten alle lijsten (van de vorige stap) geëvalueerd worden, en eventueel verplaatst te worden naar 'volgende acties'
• doen ('do')
  • voer nu de 'volgende acties' uit!

De schrijver schijnt nogal verzot op pre-elektronische hulpmiddelen om een en ander vorm te geven (dossierkasten enzo). Maar er zijn ook geautomatiseerde oplossingen, zoals met GMail en emacs. Ik zal de methode de komende tijd eens proberen, en als ik daardoor werkelijk zo efficiënt wordt, heb ik vast tijd om over mijn ervaringen te schrijven :-)
-- djcb @ 00:24 | 0 comments